Видео: Вебинар "Управление данными интеграционных решений" 2025
Решение, когда и как вы хотите очистить или архивировать файл вашей компании QuickBooks, в основном зависит от того, здравого смысла. Ваше первое соображение должно состоять в том, нужно ли вообще конденсировать файл компании.
Если QuickBooks по-прежнему работает на разумной скорости, если вы не сойдете с ума из-за множества неиспользуемых элементов в списках или если файл данных не вырос чудовищно большим (размером более 100 МБ или около того), вы можете не нужно конденсироваться. Во многих случаях вы не получаете никакой пользы от очистки. И, не очищаясь, у вас все еще есть подробные финансовые отчеты у вас под рукой.
Выполнение операции очистки не обязательно уменьшает размер файла данных QuickBooks. Поэтому, если у вас действительно есть файл с меньшими данными, сначала нужно запустить операцию очистки, а затем сохранить и восстановить переносимый файл данных QuickBooks.
Вот еще одно здравое понятие о очистке и архивировании файлов компании QuickBooks: вы должны создать архивный экземпляр файла данных QuickBooks. Фактически, создайте архивный экземпляр файла данных QuickBooks в конце года, после того, как вы или ваша CPA внесите окончательные корректировки в год.
Отличная идея создать архивный экземпляр файла данных QuickBooks, который используется для подготовки налоговой декларации и любых финансовых отчетов, потому что вы всегда можете объяснить некоторое число в возвратной или финансовой отчетности глядя на архивную копию файла данных.
Одной из проблем с использованием QuickBooks является то, что люди могут преднамеренно или непреднамеренно изменять старые транзакции. Это означает, что кто-то может, к сожалению, изменить транзакции в файле данных QuickBooks в предыдущем году. Когда это происходит, кто-то, кто позже смотрит на файл данных QuickBooks, может не сможет объяснить номер в налоговой декларации или в финансовой отчетности.
Например, если кто-то возвращается и изменяет транзакцию в предыдущем году, и эта транзакция используется для расчета общих доходов за год, вы больше не можете использовать данные QuickBooks для объяснения чисел на вашей налоговой декларации и вашей финансовой отчетности за общий доход.
К счастью, имея архивный экземпляр файла данных QuickBooks - файл данных QuickBooks, который предоставил номера в налоговую декларацию и финансовые отчеты - вы всегда можете увидеть, какие транзакции QuickBooks поддерживают определенный номер налоговой декларации или номер финансовой отчетности.
Если вы все еще путаетесь в этом вопросе - и это немного сложно, спросите своего налогового консультанта или вашу CPA о проблеме.Он может объяснить вам опасность изменения данных QuickBooks, которые были использованы для подготовки возврата или финансовой отчетности после того, как этот доход был подготовлен, или после публикации и распространения этих финансовых отчетов.
