Выберите шаблон счета-фактуры QuickBooks 2013 для настройки - макеты

Чтобы выбрать шаблон счета-фактуры для настройки, отобразите окно «Создать счета-фактуры» в QuickBooks 2013, выбрав команду «Клиенты → Создать счета-фактуры». Затем выберите шаблон, который наиболее точно соответствует тому, что вы хотите, чтобы ваш окончательный счет-фактура выглядел из раскрывающегося списка «Шаблон».

Инструменты настройки формы QuickBooks легко путают новых пользователей QuickBooks. Но, как правило, способ начать любую настройку - это возиться с тем, что QuickBooks называет дополнительными настройками. Чтобы выполнить это упражнение, откройте вкладку «Форматирование» окна «Создать счет», а затем нажмите кнопку «Настроить формат данных». QuickBooks отображает диалоговое окно «Дополнительная настройка».

В этом диалоговом окне вы можете контролировать как информацию, отображаемую в ваших счетах, так и то, как распечатываются счета-фактуры. Вы не можете использовать диалоговое окно «Дополнительная настройка», если вы работаете с одним из шаблонов счетов-фактур по умолчанию - только если вы работаете с копией. Соответственно, QuickBooks может предложить вам сделать копию шаблона счета, когда вы нажмете кнопку «Дополнительная настройка».

Укажите информацию заголовка счета в QuickBooks 2013

Вкладка «Заголовок» диалогового окна «Дополнительная настройка», показанная на предыдущем рисунке, позволяет указать, какая информация будет отображаться в верхней части окна «Создание счетов-фактур» и в верхняя область фактической формы счета-фактуры. Эта информация называется заголовком и содержит номер счета-фактуры, дату счета-фактуры и информацию о выставлении счетов и доставку.

Вы также можете выбрать, как информация помечена, заполняя или редактируя содержимое текстовых полей. Например, флажки Default Title позволяют указать, должно ли заголовок формы отображаться на экранной версии счета-фактуры (это будет внутри окна «Создать счета-фактуры») и в печатной версии счета-фактуры.

Текстовое поле «Название по умолчанию» позволяет указать, каким должно быть название формы. Аналогичным образом флажки Date позволяют указать, должна ли дата отображаться на экране и печатать версии счета-фактуры, и какую метку следует использовать для описания даты счета-фактуры. (На рисунке используется умный описательный текст Счет-фактура в качестве заголовка формы счета.)

Когда вы делаете эти настройки, QuickBooks обновляет окно предварительного просмотра, показанное в правой половине диалогового окна «Дополнительная настройка», поэтому вы можете видеть, как выглядят ваши изменения.

Если вам не нужна определенная информация о счете-фактуре, оставьте флажки «Экран и печать» для этого бита данных.Это говорит QuickBooks, что он не должен включать эту часть информации заголовка в окно или печатную версию формы счета.

Указание информации о столбцах счетов в QuickBooks 2013

В части столбца счета-фактуры подробно описаны элементы, для которых выставлены счета-фактуры. Например, колонки счетов-фактур описывают конкретные продукты, включая цену и количество; они также описывают выставленные счета. Столбцы счетов-фактур описывают конкретные выставленные счета. Как вы можете догадаться, внимательно глядя на фигуру, вкладка «Столбцы» диалогового окна «Дополнительная настройка» выглядит как вкладка «Заголовок».

Вы используете флажки «Экран и печать», чтобы указать, должен ли отображаться конкретный фрагмент информации на уровне столбца в виде столбца в окне «Создать счета-фактуры» или в фактическом созданном счете-фактуре. Аналогичным образом вы используете текстовые поля «Заголовок», чтобы предоставить описательные ярлыки, которые QuickBooks использует в окне «Создать счета-фактуры» и в форме распечатанных счетов.

Единственный необычный вариант, показанный на вкладке «Столбцы», - это текстовые поля «Заказ». В блоках «Заказ» вы можете указать порядок (слева направо), в котором должны отображаться столбцы. Если номер позиции или код должен отображаться в первом столбце слева, например, вы вводите значение 1 в поле «Порядок заказа».

Укажите информацию о столбцах счетов-фактур в QuickBooks 2013

Часть «прог-столбцов» счета-фактуры предоставляет информацию, относящуюся к ситуациям, в которых вы используете счеты прогресса. Вы можете щелкнуть вкладку Prog Cols в диалоговом окне «Дополнительная настройка», чтобы добавить и удалить такую ​​информацию, как заявленная сумма, ранее выставленная сумма и любые возвращенные суммы.

Вкладки «Заголовок», «Столбцы» и «Прог-Коль» позволяют вносить изменения в формы счетов-фактур, но не слишком нервничайте в отношении совершенных изменений в первый раз. Вы можете легко увидеть, как выглядят ваши изменения, используя окно предварительного просмотра (если ваше зрение лучше, чем мое) или нажав «ОК», а затем внимательно просмотрите новую версию окна «Создать счета-фактуры».

Если вы осознаете, что сделали ошибку, возможно, вы использовали неправильный бит дескриптивного текста или неправильно заказали столбцы - вы можете снова настроить свой счет и тем самым исправить свои предыдущие ошибки.

Указание нижнего колонтитула счетчика в QuickBooks 2013

Вкладка «Нижний колонтитул» диалогового окна «Дополнительная настройка» позволяет указать, какая информация отображается в окне «Создать счета-фактуры» под областью столбцов и фактическим печатным счетом под областью столбцов. Информация нижнего колонтитула включает в себя сообщение клиента, общую сумму счета, информацию о платежах и кредитах, поле баланса и (возможно) более длинное текстовое поле.

Вы работаете со вкладкой Нижний колонтитул так же, как и с другими вкладками. Если вы хотите отобразить немного информации, установите флажок «Экран» и «Печать». Чтобы изменить бит текста, который использует QuickBooks, отредактируйте содержимое текстового поля «Заголовок».

Укажите информацию о печати счета в QuickBooks 2013

Вкладка «Печать» диалогового окна «Дополнительная настройка» позволяет вам немного контролировать, как QuickBooks печатает счета-фактуры, которые используют шаблон, который вы настроили. Например, переключатели в верхней части вкладки позволяют указать, что при печати этого шаблона счета-фактуры QuickBooks должен использовать обычные параметры старого счета-фактуры или другие специальные настройки печати.

Параметры печати также позволяют сообщать QuickBooks, как следует указывать страницы многостраничного счета-фактуры.

Вы можете вернуть все настроенные параметры счета в их состояние по умолчанию, нажав кнопку «По умолчанию». Однако, когда вы это делаете, вы удаляете любые изменения или настройки, которые вы сделали.