QuickBooks 2015: 10 Финансовые советы для владельцев бизнеса - манекены

Владельцы бизнеса должны играть активную роль в финансовой стороне бизнеса, чтобы предотвратить любые попытки хищения или подделки. Просмотрите финансовые отчеты QuickBooks, внимательно следите за тем, куда идут деньги, и узнайте, кто занимается финансами. Держите свой бизнес в целости и сохранности, следуя этим десяти финансовым советам.

Подпишите все свои чеки

Это не шлем против бухгалтеров. Однако в малом бизнесе люди (особенно бухгалтеры с полной загрузкой) имеют возможность легко обмануть вас. Подписывая все чеки самостоятельно, вы держите пальцы на пульсе оттока денежных средств. Да, эта практика может быть хлопот - вы должны пробираться через документы каждый раз, когда подписываете стопку чеков, но помните об альтернативе.

Кстати, если вы в партнерстве, у вас должно быть как минимум несколько партнеров, которые подписывают чеки - или, по крайней мере, большие чеки.

Не подписывайте чек неправильным способом

Если вы подписываете много чеков, возможно, у вас возникнет соблазн использовать быструю и яростную (неизбежно нечитаемую) подпись. Хотя написание вашего имени неразборчиво имеет смысл, когда вы автографы бейсбола, не делайте этого, когда вы подписываете чеки. Четкая подпись, особенно с чувством личного стиля, является отличительной. Волнующую линию с крестом и пару точек легко подделать.

Просмотрите отмененные проверки до того, как ваш бухгалтер будет

Обязательно просмотрите отмененные вами чеки (контрольный образ, который отображается в выписке по счету), прежде чем кто-либо еще увидит ежемесячную выписку по счету.

Эта информация, конечно же, не о том, чтобы бросить бухгалтеров. Тем не менее, владелец бизнеса может определить, кто-то подделывает подписи на чеках, только будучи первым, кто открывает банковскую выписку и просматривает каждую из подписей по отмененным чекам.

Если вы не будете проверять чеки, недобросовестные сотрудники, особенно бухгалтеры, которые могут обновлять учетные записи банковского счета, могут скреплять вашу подпись безнаказанно. И они не поймаются, если они никогда не перегружают аккаунт.

Двойная проверка сверки банковских счетов

Быстрая взаимосвязанная точка: если вы не являетесь лицом, осуществляющим сверку банков, обязательно просмотрите работу по согласованию, выполняемую тем, кто выполняет эту работу. (Возможно, ваш бухгалтер?) Этот обзор не только означает, что другой набор глаз видит работу и ломает ошибки. Этот обзор дает еще одну возможность убедиться, что не происходит смешного бизнеса.

И, о, еще один неловкий момент: не чувствуете склонности следовать предыдущим двум-трем процедурам?Тогда вы, а не банк, можете есть любые потери от таких вещей, как подлог.

Выберите бухгалтера, который знает компьютеры

Не волнуйтесь, вам не нужно запрашивать фоновую проверку ФБР при найме бухгалтера. Фактически, если вы используете QuickBooks, вам не нужно нанимать людей, знакомых с системами учета малого бизнеса. Но найдите людей, которые знают, как держать чековую книжку и работать с компьютером. У них не должно быть проблем с пониманием QuickBooks.

Конечно, вы не хотите, чтобы кто-то просто упал с грузовика-репы. Но даже если вы нанимаете кого-то, кто ехал в город на одном, у вас не будет особых проблем с тем, чтобы этот человек ускорялся с QuickBooks.

Если вы можете, найдите бухгалтера, который знает двухкратную бухгалтерскую отчетность и расчет заработной платы

В то время как по вопросу поиска кого-то, кто поможет в работе QuickBooks, вот несколько комментариев о технических навыках идеального кандидата. … Бухгалтер, который знает бухгалтерскую книгу с двойным входом, очень полезен - хотя, честно говоря, такие знания, вероятно, не являются существенными.

Кроме того, если вы можете, найдите кого-то, кто знает, как делать зарплату, а не только федеральную налоговую накладную, но также и государственный бизнес по обеззараживанию налога на заработную плату. (Если вы не можете найти такого человека, знайте, что вы можете легко перенаправить заработную плату в большую службу расчета заработной платы.)

Регулярно просматривать свои финансовые отчеты

Регулярно создавайте и просматривайте отчет о прибылях и убытках, который QuickBooks легко генерирует. Станьте привычным оглядываться на свой баланс с его списками активов и обязательств. Изучите и найдите другой отчет или два, которые дают вам полезную информацию о ритмах и рифмах вашего бизнеса. (Между прочим, любые ошибки, которые вы сделаете, вероятно, будут отображаться, например, в виде сводных цифр на вашем балансе.)

Возможно, вы можете сохранить довольно прочную ручку операции, взглянув на два или три простых для понимания отчета. И регулярно просматривая эти финансовые отчеты - скажем один или два раза в неделю - вы превращаете свою систему учета в инструмент, полезный как для выявления соблазнительных возможностей, так и для избежания опасных ловушек.

Здесь вы можете запустить свой бизнес, посмотрев три отчета QuickBooks:

• Отчет о прибылях и убытках , который сравнивает текущие цифры текущего года и предыдущего года (так что вы можете видеть, как вы делаете в текущем году по сравнению с предыдущим год)

• Резюме дебиторской задолженности старение (чтобы вы могли видеть, какие клиенты и клиенты просрочены)

• Баланс (чтобы вы могли контролировать свои наличные деньги и оборотный капитал и находить любые забавные вещи)

Выберите подходящую систему учета

Когда вы используете QuickBooks, вы используете либо кассовый учет, либо учет по методу начисления. Кассовый учет является хорошим, когда денежный поток бизнеса отражает продажи, а его отток отражает его расходы. Однако это не так, во многих компаниях. Например, строитель контрактов домов для одной семьи может иметь наличные деньги (заимствования у банков), но не может зарабатывать деньги.В качестве альтернативы владелец ломбарда, который предоставляет деньги в размере 22 процентов, может сделать кучу денег, даже если наличные деньги выходят из бизнеса ежедневно.

Как правило, когда вы покупаете и продаете инвентарь, бухгалтерский учет на основе начислений лучше, чем кассовый учет. Тем не менее, кассовый учет обычно откладывает подоходный налог.

Если QuickBooks не работает для вашего бизнеса

QuickBooks - отличная программа учета малого бизнеса. Но если QuickBooks, похоже, не соответствует вашим потребностям - если, например, вам нужна программа, которая лучше работает для производителя или которая включает в себя некоторые специальные отраслевые функции, вы можете захотеть одного из более сложных (но также более мощных) пакеты учета малого бизнеса.

Прежде чем переходить с QuickBooks Pro или QuickBooks Premier, обязательно ознакомьтесь с версией QuickBooks Enterprise Solutions, которая стоит больше, а также работает для более крупных предприятий. Корпоративная версия QuickBooks выглядит и работает почти идентично «обычным» версиям. Если вы знаете QuickBooks Pro или QuickBooks Premier, соответственно, вы уже знаете (или в основном знаете) QuickBooks Enterprise.

Если корпоративная версия QuickBooks не работает, вы можете поговорить со своим бухгалтером о отраслевых пакетах. (Например, если вы являетесь коммерческим принтером, у какого-то поставщика может быть разработан специальный учетный пакет только для коммерческих принтеров.)

Держите вещи просто

При управлении финансовыми делами малого бизнеса держите вещи как можно проще. На самом деле, держите свои деловые дела достаточно простыми, чтобы вы могли легко узнать, зарабатываете ли вы деньги и здоровый бизнес.

Этот совет о простоте может показаться странным, но иногда очень яркие люди могут создавать чудовищно сложные финансовые структуры для своего бизнеса, в том числе сложные лизинговые соглашения, лабиринтное партнерство и корпоративные структуры, а также сложные соглашения о распределении прибыли и распределения расходов с другими компаниями, Эти сверхсовременные финансовые механизмы не приносят прибыли, если учитывать все затраты. Более того, такие сложные механизмы почти всегда превращаются в головные боли в управлении и записи.