Видео: How to customize a report in QuickBooks | lynda.com tutorial 2024
В окне отчета QuickBooks 2013 обычно предусмотрено девять различных кнопок: настройка отчета, общий доступ к шаблону, запоминание, печать, электронная почта, Excel, скрытие заголовка, сворачивание и обновление. Вы можете узнать, что делают эти командные кнопки, экспериментируя.
Кнопка <Редактор отчета отображает диалоговое окно «Изменить отчет». Вы используете эту командную кнопку для настройки отчета.
Кнопка Memorize отображает диалоговое окно Memorize Report. В диалоговом окне «Записать отчет» можно запомнить, или навсегда сохранить определенный набор параметров создания отчетов. После того, как вы запомните эти параметры, вы можете позже создать тот же отчет, выбрав запомненный отчет из подменю Отчеты → Запоминаемые отчеты.
Вы можете сохранить запомненный отчет в Группе замеченных отчетов, а также в запомненной группе отчетов. Для этого установите флажок Сохранить в замеченной группе отчетов. Затем в раскрывающемся списке Сохранить в замеченной группе отчетов выберите группу отчетов, в которой должен быть сохранен сохраненный отчет.
Кнопка Печать позволяет распечатать отчет. Когда вы нажимаете «Печать», QuickBooks (иногда после некоторого раздражения) отображает диалоговое окно «Печать отчетов». Диалоговое окно «Отчеты о печати» позволяет выбрать способ печати отчета и его печать.
Например, на вкладке «Параметры» вы можете выбрать принтер, выбрать ориентацию страницы (портретную или альбомную), указать, что вы хотите распечатать только диапазон страниц отчета и управлять разрывом страницы,
Вкладка «Поля» диалогового окна «Отчеты о печати» позволяет указать поля, которые QuickBooks следует использовать на страницах печатных отчетов. Вы указываете верхние, правые, нижние и левые поля в дюймах.
Нажмите кнопку «Предварительный просмотр», представленную в диалоговом окне «Отчеты о печати», чтобы отобразить окно «Просмотр». Окно предварительного просмотра показывает, как выглядят страницы вашего отчета. Окно предварительного просмотра также включает кнопки для перехода к предыдущей и следующей страницам отчета, для увеличения и уменьшения масштаба отчета и для печати отчета на бумаге.
После того, как вы использовали вкладку «Настройки» и вкладку «Поля», чтобы указать, как QuickBooks должен печатать отчет, нажмите «Печать». QuickBooks отправляет отчет на ваш принтер.
Кнопка E - почты позволяет вам отправить копию отчета в виде вложения. Когда вы нажимаете E-mail, QuickBooks запускает вашу программу электронной почты для вас.
Если вы нажмете кнопку Excel , QuickBooks отобразит подменю, из которого вы можете выбрать «Создать новый лист» или «Обновить существующий рабочий лист».Выберите «Создать новый лист», чтобы отобразить диалоговое окно «Отправить отчет в Excel». Диалоговое окно «Отправить отчет в Excel» позволяет вам получать информацию в отчете и копировать ее в файл, который может легко открыть программа для работы с электронными таблицами, например Microsoft Excel.
Вы можете отправить копию в новую электронную таблицу Excel, в существующую электронную таблицу Excel или в. csv (значения, разделенные запятыми), который можно открыть практически любой программой для работы с таблицами или базой данных.
Чтобы скопировать отчет в новую книгу, выберите параметр «Создать новый лист Excel», а затем параметр «В новой книге». Чтобы скопировать отчет на новый рабочий лист в существующей книге, выберите «Создать новый лист» и «Существующие радиокнопки», а затем введите путь и имя книги в текстовое поле, которое открывается QuickBooks после нажатия на переключатель.
Если вы не знаете путь и имя рабочей книги, нажмите кнопку «Обзор», а затем используйте диалоговое окно, которое отображает QuickBooks, чтобы найти файл рабочей книги.
Если вы хотите заменить существующую электронную таблицу Excel на новый отчет, который вы отправляете в Excel, нажмите «Заменить существующий листок Excel», а затем, когда QuickBooks откроет текстовое поле и добавит кнопку «Обзор», либо введите путь и название рабочей книги в текстовом поле или нажмите кнопку «Обзор», перейдите к книге и выберите ее.
Наконец, если вы хотите скопировать информацию отчета в. csv-файл (формат файла, который может быть открыт любой электронной таблицей или программой базы данных), выберите переключатель Comma Separated (csv) File.
Если вы нажмете кнопку «Дополнительно» в диалоговом окне «Отправить отчет в Excel», QuickBooks отобразит диалоговое окно «Дополнительные параметры Excel».
Это диалоговое окно позволяет вам контролировать, какое форматирование копирует QuickBooks в Excel (это делается с помощью опций форматирования), включать или отключать определенные функции форматирования Excel (с помощью флажков Excel) и настраивать некоторые предварительная информация о печати рабочей книги в Excel (сделайте это с помощью переключателей параметров печати).
Все это связано с тем, как работает Excel. Если вам удобно работать с Excel, сделайте необходимые изменения. Если вам неудобно работать с Excel, продолжайте предлагать предложения QuickBooks по умолчанию. Вы можете изменить все это позже, довольно легко, в Excel.
Кнопка Скрыть заголовок , а кнопка «Свернуть» изменит способ отображения отчета в окне «Отчет» и, если он напечатан на странице.
Нажмите кнопку «Скрыть заголовок», чтобы удалить информацию заголовка, например название компании. Если вы спрячете заголовок, вы можете снова нажать кнопку «Скрыть заголовок», чтобы заменить заголовок.
Кнопка Collapse сворачивает детали отчета. QuickBooks не показывает дочерние учетные записи для свернутых учетных записей только для отчетов.
Чтобы разблокировать отчет, который вы ранее свернули, нажмите кнопку «Развернуть». QuickBooks заменяет кнопку «Свернуть» кнопкой «Развернуть», когда в окне «Отчет» отображается свернутый отчет.
Кнопка Обновить сообщает QuickBooks обновить информацию отчета для изменений в файле данных QuickBooks. Сначала это звучит безумно, но вы действительно можете оставить окна отчетов открытыми. Это означает, что окно отчета может показывать отчет о прибылях и убытках, например, неделю назад.
Если на прошлой неделе вы ввели несколько транзакций, данные отчета могут быть более неточными. Когда вы нажимаете кнопку «Обновить», QuickBooks знает, что он должен обновить отчет для самых последних изменений.
QuickBooks обычно предлагает вам обновить отчет для изменений в файле данных QuickBooks. Однако, если вы не будете следовать рекомендациям QuickBooks, вы можете позже нажать Обновить для обновления.
