QuickBooks: 4 способа хранения финансовых отчетов Tidy - dummies

Надежность и полезность ваших данных QuickBooks 2014 в значительной степени зависит от того, насколько аккуратными и аккуратными вы сохраняете свои финансовые отчеты. Чтобы помочь вам или вашим сотрудникам лучше справиться с этим, рассмотрите следующие четыре метода.

Техника № 1: Регулярно собирайте банковские счета QuickBooks

Когда вы берете время, чтобы смириться с банковским счетом, вы не только повышаете точность записей своих банковских счетов (включая остатки на вашем счете); но вы также косвенно проверяете кучу других транзакций, включая все доходы, поступающие на конкретный банковский счет. И вы проверяете расходы, выплаченные с определенной учетной записи.

Итак, нижняя строка: регулярно реконфигурируйте свои банковские счета.

Техника № 2: Обновление балансов ссудных счетов

Если вы заимствовали деньги у банка, вам следует дважды проверить баланс этого счета. И вы должны обновить баланс аккаунта, если он не соответствует записям на конец года кредитора.

Сальдо счетов по кредитам, как правило, «ошибочно» с течением времени, потому что разбивка платежей на их основные и проценты компонентов слегка отключена. Эта ошибка начинает складываться с течением времени.

Вы часто можете фиксировать остатки по кредитным счетам, добавляя запись журнала, которая «исправляет» ошибочный остаток на счете, а затем выдает требуемое дебетовое или кредитное смещение в категорию расходов по процентам по кредитам.

Методика №3: ​​Проверка оплаты сирот

Люди находят удивительно легко вводить платежи клиентов, но никогда не применяют платежи к счету. Когда возникает эта ошибка бездействия, бизнес исключает прибыль из отчета о прибылях и убытках и преуменьшает свои доходы и прибыль. Так что это плохая ошибка.

Вы можете найти любую из этих сиротских платежей в вашем файле QuickBooks, создав балансовый баланс. Если остаток на кассовой основе показывает отрицательное значение для дебиторской задолженности, это означает, что вы ввели платежи в QuickBooks, но никогда не применяли платеж к счету.

Чтобы устранить эту ошибку (или устранить эту ошибку несколько раз, если вы совершили несколько ошибок), вам нужно выполнить оплату через ваши клиентские платежи или подготовить отчет о транзакциях для клиента, чтобы найти те, которые вы не применяли.

Техника № 4: Просмотрите свой баланс

Вы знаете, где ошибки учета часто проявляются наиболее поразительно? На балансе.

По этой причине привыкните регулярно составлять баланс. Ищите странные цифры, например, незапланированные средства, сумма которых составляет $ 40 000 (что означает, что QuickBooks думает, что у вас есть 40 тысяч наличных денег, лежащих вокруг офиса где-нибудь) или денежный баланс, составляющий 11 000 долларов США (это означает, что вы переустановили свой текущий счет на 11 Гранд).

Вы можете исследовать смешные номера баланса, дважды щелкнув нечетное значение в окне отчета, а затем просмотрите данные транзакций, которые добавляют к некоторому явно неправильному значению.

Последний вопрос об этом методе проверки ошибок. Часто ошибка, вызывающая сумасшедшее балансовое значение, не является транзакцией, введенной неправильно, а транзакцией, которая была опущена.