QuickBooks 2013 Pro и Premier в многопользовательской среде - манекены

QuickBooks Pro и Premier 2013 позволяют вам установить несколько паролей для файла данных QuickBooks. Что в этом хорошего, так это то, что вы можете сказать QuickBooks, чтобы некоторые пользователи и пароли могли делать только определенные вещи.

У владельца бизнеса, например, может быть пароль, который позволяет ей что-либо делать. Но у нового бухгалтера, например, может быть пароль, который позволяет ему только записывать счета в систему.

Чтобы настроить дополнительных пользователей и пароли в выпусках QuickBooks Pro и QuickBooks Premier 2013, выполните следующие действия:

1. Выберите команду «Настройка пользователей и пароли» → «Настройка пользователей».

   QuickBooks отображает диалоговое окно «Список пользователей». В диалоговом окне «Пользователи и роли» указаны все пользователи, для которых был установлен доступ к QuickBooks, и роли QuickBooks, которые можно заполнить при использовании QuickBooks. В списке «Пользователи» на вкладке «Список пользователей» диалогового окна также указывается, кто в настоящий момент зарегистрирован в системе.

2. Скажите QuickBooks, что вы хотите добавить пользователя, нажав кнопку «Добавить пользователя».

   QuickBooks отображает первое диалоговое окно «Настройка пароля пользователя и доступа».

3. Определите пользователя и укажите пароль.

   Дайте каждому пользователю, для которого вы настраиваете пароль, имя пользователя. Вы делаете это, введя короткое имя - возможно, имя пользователя - в поле «Имя пользователя». После того, как вы идентифицируете пользователя, введите пароль пользователя в текстовое поле Пароль и текстовое поле Подтверждение пароля.

4. Определите роль пользователя.

   Используйте список «Доступные роли», чтобы выбрать роли (или обязанности), которые пользователь заполняет. Затем добавьте выбранную роль в список назначенных ролей пользователя, нажав кнопку «Добавить». Чтобы переместить роль от пользователя, выберите роль из списка «Назначенные роли» и нажмите «Удалить».

   В поле «Описание» внизу диалогового окна «Новый пользователь» более подробно описывается роль, включая тип пользователя QuickBooks, которому обычно назначается выбранная роль.

5. (Необязательно) При необходимости измените роли.

   Вы можете точно настроить роли, которые вы, с помощью QuickBooks, присваиваете. Для этого выберите вкладку «Роли» в диалоговом окне «Пользователи и роли», нажмите роль, которую вы хотите изменить, и нажмите кнопку «Изменить». Когда QuickBooks отобразит диалоговое окно «Редактировать роль», выберите учетную активность или область из списка «Область и действия», а затем используйте кнопки «Уровень доступа», чтобы указать, что может сделать пользователь с выбранной ролью.

   Вы можете указать, что пользователь не должен иметь доступ, выбрав переключатель «Нет».Вы можете указать, что пользователь должен иметь полный доступ, выбрав полный переключатель. Если пользователь должен иметь частичный доступ, вы выбираете кнопку «Частичная», а затем установите или снимите флажок «Создать, изменить, удалить, распечатать и просмотреть баланс». Нажмите «ОК», чтобы сохранить изменения и вернуться в диалоговое окно «Пользователи и роли».

   Вы можете увидеть, какой доступ к какой-либо роли изначально имеет, выбрав одну из записей в списке «Область и действия». QuickBooks использует кнопки и поля Area Access Level для отображения текущих настроек роли.

6. (необязательно) Проверьте права пользователя.

   После того, как вы настроили пользователя, вы должны (просто быть осторожным) просматривать разрешения, предоставленные пользователю. Для этого откройте вкладку «Список пользователей» в диалоговом окне «Пользователи и роли», выберите пользователя и нажмите кнопку «Просмотр разрешений».

   Когда QuickBooks отображает диалоговое окно «Разрешения просмотра» (не показано), выберите пользователя, а затем нажмите кнопку «Показать», чтобы увидеть окно «Разрешения просмотра», в котором отображается очень подробный список того, что пользователь может и чего не может сделать.

7. (Необязательно) Проверьте свои модификации роли.

   Если вы вносите изменения в разрешения роли, вы, вероятно, также захотите просмотреть эти изменения. Для этого перейдите на вкладку «Список роли» диалогового окна «Пользователи и роли», выберите роль и нажмите кнопку «Разрешения просмотра». QuickBooks отображает другую версию диалогового окна View Permissions, в котором перечислены роли, которые вы создали и QuickBooks.

   Выберите роль, которую вы хотите просмотреть, и нажмите кнопку Просмотр разрешений. QuickBooks отображает другую версию окна «Разрешения просмотра» с подробным списком того, что может и не может сделать кто-то с ролью.

8. После того как вы закончите обзор прав пользователей и ролей, нажмите «Закрыть», чтобы закрыть все открытые окна, а затем нажмите кнопку «Отмена» или «Закрыть», чтобы закрыть все открытые диалоговые окна.

   С этого момента новый пользователь может использовать QuickBooks; однако его или ее права ограничены тем, что вы указали.

Бухгалтеры часто хотят видеть права, которые есть у определенных пользователей. Это особенно актуально, если вы проверяете свою CPA как часть ежегодных закрытий. (Например, вы можете получить аудит, если банк хочет получить аудированную финансовую отчетность, например.) Окно «Разрешения для просмотра QuickBooks» - это удобный способ увидеть эти данные в Интернете, и если вы хотите распечатать копию данных разрешений, все, что вам нужно сделать, это нажмите кнопку «Печать» окна.