Видео: Обучение администратора 2025
В ACT! 2008, добавление файла на вкладку «Документы» легко и полезно. Вкладка «Документы», которую вы можете найти в окнах «Контакты», «Группы» или «Компании», позволяет вам прикрепить или создать ярлык для всех и всех ваших файлов, связанных с текущим контактом, группой или компанией. Вы можете добавить или создать ярлык для предложения, созданного в Excel, контракта, созданного в Word, или даже файла PDF, который вы сканировали на свой компьютер.
Чтобы добавить документ на вкладку «Документы», выполните следующие действия:
1. Отобразите контакт, группу или корпоративную запись, к которой вы хотите добавить документ.
2. Перейдите на вкладку «Документы».
3. Нажмите кнопку «Добавить документ» на панели значков «Документы».
Здесь у вас есть два варианта:
• Файл: Выбрав этот параметр, вы фактически клонируете исходный файл и добавляете его в свой ACT! база данных. После добавления документа на вкладку «Документы» вы можете открыть файл непосредственно из ACT! для просмотра, редактирования или печати. Удаление файла со вкладки «Документы» не удаляет исходный документ со своего компьютера и наоборот. Помните: Поскольку файл, который вы добавляете на вкладку «Документы», является клоном оригинала, изменения, внесенные вами в исходный документ, не отображаются в клонированном документе, находящемся на вкладке «Документы», а также изменения, которые вы сделайте клонированный документ в оригинале. Попробуйте удалить исходный документ, чтобы избежать путаницы.
• Ярлык: Создает ссылку, которая ссылается на исходный документ, а не на его копирование. Расположение исходного документа отображается на вкладке «Документы».
Путь «Мои документы» определен как для машины, так и для пользователя. Приобретение нового компьютера или изменение пользовательской информации в существующем, делает ваши ярлыки (-ы) недействительными. Подумайте о создании новой папки Windows, такой как документы ACT, которые могут быть заново созданы на новом компьютере и будут видны множеству пользователей. Кроме того, пользователи удаленной базы данных, которые не имеют доступа к этим папкам, не могут просмотреть документ.
В зависимости от вашего выбора открывается диалоговое окно Attach File или Attach Shortcut.
4. Перейдите к документу, который вы хотите добавить, выберите его и нажмите «Открыть».
ACT! добавляет документ в ваш ACT! и отображает размер, тип и последнюю измененную дату на вкладке «Документы». Приложенные файлы отображают имя документа; прикрепленные ярлыки отображают путь к файлу.
Документы, которые вы добавили на вкладку «Документы», станут частью вашей базы данных, поэтому пользователи удаленной синхронизации теперь могут также получить доступ к этим документам.Вы также можете добавить файл на вкладку «Документы» в Проводнике Windows или «Мой компьютер», перетащив значок документа на вкладку «Документы».
