Как экспортировать данные в Access 2016 - манекены

Каждый объект Access 2016 может быть экспортирован; наиболее распространенными задачами экспорта являются экспорт данных в таблицу или запрос в другую программу (например, электронную таблицу) и экспорт отчета в виде Portable Document Format (обычно называемого PDF).

Экспорт таблицы или запроса включает реорганизацию содержащихся в нем данных в другом формате. Как и при импорте, Access может переводить данные в различные форматы файлов, в зависимости от ваших потребностей.

Поскольку каждый объект Access можно экспортировать, вкладка «Внешние данные» на ленте предоставляет вам все форматы файлов, в которых объект может быть экспортирован. Если вы не можете экспортировать его в определенный формат, кнопка этого формата отключена.

Форматы экспорта

Экспорт товаров в тот же формат, который он импортирует. Доступ также экспортируется в PDF (файлы Adobe Acrobat), XPS (спецификация бумаги XML), Microsoft Word и вложение электронной почты.

Экспорт таблицы или данных запроса

Шаги по экспорту таблицы или запроса просты:

1. Открыв базу данных, щелкните таблицу или запрос, который вы хотите экспортировать. Все объекты базы данных находятся в области переходов.

   Имя таблицы или запроса подсвечивается.

2. Перейдите на вкладку «Внешние данные» на ленте.

   

   Группа кнопок «Экспорт».

   Группа кнопок экспорта появится на ленте. Обратите внимание на следующие функции группы кнопок экспорта:

   • Общие задачи экспорта имеют свои собственные кнопки.

   • Редко используемые форматы объединяются вместе; вы можете получить на них кнопку More.

3. Нажмите кнопку, соответствующую программе, в которую вы будете экспортировать свои данные.

   

   Шаг 1 диалогового окна Export - Excel Spreadsheet завершен.

   Появится диалоговое окно «Экспорт», настроенное на ваш формат выбора.

4. Следуйте инструкциям в диалоговом окне «Экспорт», чтобы завершить экспорт.

   В диалоговом окне «Экспорт» отображаются варианты формата вашего файла экспорта:

   • Каждый выбор запрашивает имя файла (включая путь) для экспортированных данных.

   • Некоторые процессы экспорта также спрашивают, хотите ли вы открыть свой новый файл после завершения экспорта.

     Эта последняя функция может предотвратить разочаровывающий поиск после сохранения файла.

5. Установите флажок «Сохранить шаги экспорта», если вы знаете, что снова сделаете этот экспорт.

   Флажок находится на последнем экране мастера экспорта. После того, как вы установите флажок, вам будет предложено указать имя для вашего экспорта.

   Лента содержит кнопку «Сохраненный экспорт». Используйте эту кнопку, если хотите сделать частый экспорт таблицы или запроса проще. Здесь вы видите таблицу, экспортированную из Access, как она появляется в Excel.Когда вы запускаете сохраненный экспорт более одного раза, Access сообщает вам, что файл назначения уже существует.

   

   Экспортированная таблица добровольцев в Excel, готовая ко всему.

Экспорт отчета в PDF

Чтобы экспортировать отчет в PDF, выполните следующие шаги:

1. Открыв базу данных, щелкните отчет, который вы хотите экспортировать. Все объекты базы данных находятся в области переходов.

   Название отчета выделено.

2. Перейдите на вкладку «Внешние данные» на ленте.

   Группа кнопок экспорта появится на ленте.

3. Нажмите кнопку PDF или XPS в группе «Экспорт».

   Появится диалоговое окно публикации в формате PDF или XPS.

   

   Экспорт отчета о событиях по типу в PDF.

4. Перейдите в папку, в которую вы хотите сохранить файл, и введите имя файла в поле «Имя файла».

5. Нажмите «Опубликовать».

   Отчет сохраняется в формате PDF в папке и с указанным именем файла.