Доступ к 2013 Все-в-одном для чайников Шпаргалка - манекены

Элисон Барроуз, Джозеф К. Стокман, Аллен Г. Тейлор

Доступ к 2013 году упрощает управление вашими данными, сочетая визуальный интерфейс с мощью реляционной базы данных. Узнайте, как организовать данные в таблицах, форматах и отчетах для редактирования и представления информации, а также создавать запросы для выбора и объединения информации. Следующие шаги: писать макросы и сценарии Visual Basic для приложений (VBA), чтобы сделать вашу базу данных умной и использовать SharePoint для публикации данных в Интернете.

Проектирование реляционной базы данных в Access 2013

Когда вы используете программу базы данных, такую как Access 2013, вы не можете просто начать вводить данные. Вместо этого вам необходимо создать проект реляционной базы данных, разделив вашу информацию на одну или несколько таблиц, каждая из которых состоит из полей (которые похожи на столбцы в электронной таблице). Таблицы связаны реляционными объединениями, в которых поле в одной таблице соответствует (относится) к полю в другом. Вот общая идея:

Определите свои данные.

Составьте список возможных полей (частей информации), включая текст, числовые, даты, истинные / ложные и другие типы данных.
Устранение избыточных полей.

Не сохраняйте одну и ту же информацию в нескольких местах. Если вы можете рассчитать одно поле из другого, сохраните только одно. (Храните дату рождения или возраст, но не оба, например.)
Организуйте поля в таблицы.

Группируйте свои поля в соответствии с тем, что они описывают, чтобы каждая группа стала таблицей. Для базы данных заказов для магазина может быть одна таблица для клиентов, одна для продуктов и одна для заказов.
Добавить таблицы для кодов и сокращений.

Планируйте включить таблицу имен состояний и двухбуквенных кодов и таблицу любого другого кода или аббревиатуры, которую вы планируете использовать в базе данных. Вы будете использовать эти таблицы для создания раскрывающихся меню значений, которые вы можете выбрать при вводе записей.
Выберите первичный ключ для каждой таблицы.

Первичный ключ - это поле, которое уникально идентифицирует каждую запись в таблице. Вы можете указать Access для присвоения уникального идентификационного номера каждой записи с помощью поля AutoNumber.
Свяжите таблицы.

Посмотрите, какие таблицы содержат поля, соответствующие полям в других таблицах. В базе данных заказов в таблице Orders должно содержаться поле, которое идентифицирует клиента, который разместил заказ, - поле, соответствующее полю первичного ключа в таблице Customers. Большинство отношений one-to-many , , в которых одна запись в одной таблице может соответствовать более чем одной (или нет) записям в другой таблице.

Советы по выбору типов полей в Access 2013

Когда вы создаете базу данных в Access 2013, вы решаете, какой тип будет для каждого поля. Доступ предоставляет 12 типов полей для выбора. Выберите тип поля, который лучше всего описывает данные, которые вы хотите сохранить в поле, и это работает для типа анализа, который вам нужен для использования этого поля. Ниже приведены советы о том, когда использовать какой тип поля.

Тип поля	Что он держит
Короткие тексты	Текст длиной до 255 символов (включая пробелы и пунктуация). Используйте поле Text, а не поле Number, для кодов даже , если они выглядят как номера, такие как номера телефонов, почтовые индексы и другие почтовые индексы.
Длинный текст	Текст до 65, 536 символов. Поле длинного текста может содержать Rich Text (форматированный текст), и вы можете установить его в Append Only, чтобы чтобы он мог накапливать текстовые заметки, не позволяя пользователю удалить то, что уже существует.
Номер	Только цифры. Вы можете использовать + или - перед номером, как , а также десятичную точку. Если вы планируете делать математику с полем, используйте поле Номер или валюта.
Валюта	Номера с надписью валюты перед ними ($, & yen; и поэтому on).
AutoNumber	Номера, уникальные для каждой записи и назначенные Access при добавлении записей , начиная с 1. Используйте поле AutoNumber в качестве поля первичного ключа для большинства таблиц.
Дата / время	Даты, время или и то, и другое.
Гиперссылка	Текстовая строка, отформатированная как гиперссылка. (Если вы нажмете ссылку, , вы перейдете на страницу.) Этот тип поля особенно полезен, если соответствующая информация доступна в Интернете.
Да / Нет	Да или нет (конкретное условие есть или нет в эффекте) - или другие двухсловные наборы, такие как True / False, On / Off, и мужчина / женщина. Используйте поле «Да / Нет», если вы хотите отобразить поле в качестве флажка для форм.
Приложение	Сохраняет один или несколько целых файлов - изображения, звук, документы Word , даже видео - в одном поле Attachment.
Расчет	Данные, созданные с помощью формулы. Используйте поле Calculated, когда расчетное значение будет использоваться во многих запросах, формах и отчетах.

Ярлыки клавиш Handy Access 2013

Некоторые люди предпочитают использовать клавиатуру, чем мышь, а Access 2013 имеет множество клавиш для этих людей. Следующие сочетания клавиш особенно полезны в Access 2013. Некоторые нажатия клавиш работают в любом месте Access 2013; как отмечалось, другие работают только в конкретных взглядах.

Комбинация клавиш	Действие
F1	Отображение окна справки
Ctrl + F1	Скрытие или отображение ленты
F5	Переход к записи с номером записи, который вы type
F6	Перемещение фокуса в другую область окна
F7	Проверка орфографии в выбранном объекте
F11	Скрытие или отображение панели навигации
Del > Удаляет выделенный объект	Alt + Enter
В представлении «Дизайн» отображает свойства выбранного объекта	Ctrl + C
Копирует выделенный текст или объекты в буфер обмена	Ctrl + F
Находит текст (с возможностью его замены) в открытой таблице, запрос	или форму Ctrl + N
Запускает новую базу данных	Ctrl + O
Открывает база данных	Ctrl + P
Печать выбранного объекта	Ctrl + S
Сохранение выбранного объекта	Ctrl + V
Вставляет содержимое буфера обмена в активное окно	Ctrl + X
Удаляет выделенный текст или объект и сохраняет его в буфере обмена	Ctrl + Z
Отменяет последнее действие, которое можно отменить (наш al л-время	любимый!) Ctrl +;
Типы сегодняшней даты	Ctrl + "
Дублирует запись из того же поля в предыдущей записи	Esc
Отменяет то, что вы печатаете.	Secrets of Access 2013 Database Design

Вот пять заповедей проектирования базы данных, независимо от того, используете ли вы Access 2013 или другую программу базы данных. Хорошо продуманная база данных упрощает обслуживание ваших данных.

Хранить информацию, где она принадлежит, а не там, где она появляется.

Где вы храните информацию, не имеет ничего общего с тем, где она появляется. В электронной таблице вы вводите информацию, которую хотите, чтобы она отображалась при печати электронной таблицы, но базы данных работают по-разному. В базе данных вы храните информацию в таблицах на основе структуры информации. Часть информации может появляться в большом количестве отчетов, но вы сохраняете ее только в одном поле в одной таблице. Сохранять информацию, поскольку она действительно существует, а не так, как вы хотите, чтобы она отображалась в конкретном отчете.
Это правило является следствием первого правила. Если вы хотите, чтобы названия книг отображались во всех заглавных (заглавных) буквах в ваших заказах на покупку, Access может использовать заглавные буквы для вас. Сохраните названия книг с правильной заглавной буквой, чтобы вы не застряли в том, что у вас есть все кепки в каждом отчете. Доступ имеет множество встроенных функций, которые могут настроить способ форматирования текста, чисел и дат. Избегайте мусора, мусора (GIGO).
Если вы не потрудитесь создать хороший, разумный дизайн для своей базы данных - и если вы не будете осторожны, чтобы вводить правильные чистые данные, ваша база данных будет заполнена мусором. Хорошо продуманную базу данных легче поддерживать, чем плохо спроектированную, потому что каждый фрагмент информации хранится только один раз в четко обозначенном поле в четко обозначенной таблице с правильными правилами проверки. Да, это звучит как большая работа, но очистка базы данных из 10 000 неверных записей - это (помиловать преуменьшение) еще больше работы. Отделите свои данные от своих программ.
Если вы создаете базу данных для совместного использования или распространения среди других людей, сохраните все таблицы в одной базе данных (конец) и все остальные объекты в другой базе данных (передняя часть). Затем вы можете связать эти две базы данных, чтобы все работало. Разделение таблиц из всего остального упрощает всю процедуру обновления запросов, форм, отчетов и других материалов позже, не нарушая данные в таблицах. Резервное копирование рано и часто.
Хорошо, этот совет касается не дизайна, но слишком важно опустить: каждый день создавайте резервную копию своей базы данных. Если повезет, у вашего офиса уже есть система регулярных (возможно, ночных) резервных копий, которая включает вашу базу данных. Если нет, сделайте резервную копию своей базы данных через регулярные промежутки времени и, конечно же, сделайте резервную копию перед внесением каких-либо серьезных изменений. Храните несколько резервных копий, а не только самую последнюю, если на это уйдет некоторое время, чтобы обнаружить проблему. Поиск подходящего доступа 2013 Инструмент для хранения мусора

Если данные, поступающие в вашу базу данных через таблицы и формы, являются мусором, любой вывод или анализ, который вы делаете с запросами и отчетами, также даст вам мусор.К счастью, Access предлагает множество инструментов, которые помогут вам удостовериться, что данные, которые идут в каждом поле, являются данными, которые должны быть отправлены в этом поле. Вы можете найти множество инструментов, которые хранят мусор в представлении Table Design:

Тип данных:

Используйте правильный тип данных, чтобы предотвратить ввод данных неправильного типа. Размер поля:
Это свойство ограничивает количество символов. Если вы знаете, что поле не должно превышать четырех символов, например, установите для параметра «Размер поля» значение 4. Формат:
Это свойство делает данные правильными. Например, вы можете изменить текст на все кепки или все строчные буквы. Маска ввода:
Маска ввода ограничивает информацию, разрешенную в поле, указывая, какие символы вы можете ввести. Используйте маску ввода, когда вы знаете форму, которую должны принять данные - если номер заказа содержит две буквы, за которыми следуют, например, четыре цифры. Телефонные номера и почтовые индексы - это другие примеры полей, в которых полезны маски ввода. Маски ввода работают с свойством «Формат». Значение по умолчанию:
Это свойство определяет значение, которое появляется по умолчанию, если другое значение не введено. Значение по умолчанию появляется в поле, пока не будет введено другое значение. Поле или запись
Правило проверки: Данные должны пройти это правило до его ввода. Это свойство работает с правилом свойства Validation Text. Обязательно:
Это свойство указывает, что поле должно иметь значение для сохранения записи. Когда значения не введены, Access не создает новую запись при нажатии Tab или Enter, а кнопка «Новая запись» недоступна. Разрешить нулевую длину:
Это свойство указывает, разрешена ли запись с нулевой длиной, например «" (кавычки без пробела между ними) (только для полей «Текст», «Лонг-текст» и «Гиперссылка»). Поле нулевой длины позволяет различать информацию, которая не существует, и нулевое значение (пустое), которое неизвестно или не было введено. Когда этот параметр установлен, он позволяет использовать строку нулевой длины в обязательном поле. Вы можете использовать маску ввода, чтобы сделать поле нулевой длины отличным от нулевого значения, когда оба разрешены. Индексировано:
Когда вы выбираете индексировать поле, вы можете указать, что в поле не допускаются повторяющиеся значения. Это свойство также доступно из представления Datasheet; это флажок на вкладке Datasheet на ленте. Поля поиска:
Это свойство позволяет пользователю выбирать значение для поля, которое хранится в другом поле, тем самым устраняя многие орфографические ошибки и стандартизируя параметры поля. Используйте Мастер поиска, чтобы создать поле поиска. Использование Visual Basic для приложений эффективно в Access 2013

Когда вы автоматизируете приложение базы данных Access 2013 с помощью Visual Basic для приложений (VBA), вы можете потеряться с пустой страницей, чтобы начать писать код. С чего начать? Ниже приведены несколько простых рекомендаций, которые помогут вам написать код VBA, например, pro:

Получить справку.

Нажмите F1 в любое время, чтобы запустить Microsoft Access, где вы можете увидеть примеры кода VBA.

Используйте Обозреватель объектов.
Обозреватель объектов позволяет исследовать свойства и методы объектов в VBA. В редакторе Visual Basic выберите «Просмотр», затем «Обозреватель объектов» или просто нажмите «F2».

Получить дополнительную помощь.
Конечно, встроенные инструменты помощи в VBA замечательны, но вы также можете использовать свой любимый браузер для поиска в Интернете помощи при написании кода VBA. Вы даже можете найти примеры, которые вы можете украсть - или заимствовать - для своего собственного проекта.

Обработайте свои ошибки.
Даже самый совершенный программист не может остановить ошибки, но он или она могут остановить их от остановки программы. Используйте встроенную обработку ошибок VBA с помощью операторов On Error Goto и Resume для устранения ошибок и изменения потока программы, чтобы ваши приложения не мешали людям, которые их используют.

Использовать функции и подпрограммы.
Используйте функции и вспомогательные процедуры для обработки задач, которые будут выполняться различными областями вашей программы. Как правило, если вы копируете и вставляете код из одной области программы в другую, вы можете захотеть поместить этот код в свою собственную процедуру.

Преобразование макросов в код VBA.
Дизайнер макросов в Access 2013 позволяет выбирать среди списков предопределенных задач для автоматизации вашего приложения. Создайте макрос, который делает то, что вы хотите, а затем преобразуйте этот макрос в код VBA, чтобы вы могли видеть, как он будет выглядеть, если бы вы набрали его с нуля.

Совместное использование данных с другими программами из Access 2013

Access 2013 - отличное приложение для баз данных, но оно отлично сочетается с другими, позволяя отображать и извлекать данные из нескольких других программ. Если программа поддерживает Visual Basic для приложений (VBA), вы можете управлять ею из Access. Вот краткий список приложений, которые вы можете контролировать и обмениваться данными с помощью:

Microsoft Excel:

Многие пользователи Excel в конечном итоге вовлечены в Access, потому что им нужна больше структуры для хранения своих данных. Однако некоторые из этих людей не делают прыжок в Access, поэтому между Access и Excel существует сильная связь. Вы можете использовать электронную таблицу Excel в качестве таблицы в Access или полностью взять под свой контроль приложение Excel из VBA. Microsoft SQL Server:
SQL Server похож на доступ к стероидам - по крайней мере, с точки зрения таблицы и запроса. Вы можете перенести данные из Access на SQL Server, чтобы повысить скорость и производительность при использовании больших объемов данных. После того, как данные находятся в SQL Server, вы можете создавать свои формы доступа, отчеты, макросы и модули для использования данных с SQL Server. Microsoft Word:
Большинство пользователей, использующих Access, также использовали Word. Будь вы пишете письмо или составляете список задач, Word, где вы можете привыкнуть к повороту. Вы также можете использовать Word в качестве инструмента для создания отчетов, в котором вы можете создавать закладки для размещения данных из Access, а кто-то другой - кто может быть незнаком с Access - может редактировать другую информацию в документе Word. Microsoft SharePoint:
SharePoint - это видение Microsoft для совместного использования и совместной работы с данными в Интернете.Из Access 2013 вы можете обмениваться данными с сервером SharePoint. Вы даже можете создать настраиваемое веб-приложение, в котором хранятся таблицы, запросы, формы (как виды) Access и макросы на сервере SharePoint 2013 и разрешающие вам или всем другим доступ к этим формам в Интернете - все без установки Access 2013. Microsoft Outlook:
Outlook - это не просто инструмент электронной почты; это также система управления контактами. Вы можете делиться информацией о контактах, календарях и задачах с приложением Access, чтобы вы вводили его только в одном месте.