Видео: Хранилище файлов – новый модуль СЭД EOS for SharePoint 2024
В SharePoint Online, одном из продуктов Microsoft Office 365, набор документов позволяет вам группировать документы, основанные на некоторых критериях, а затем работают с группой документов как единое целое.
Например, у вас может быть проект, над которым вы работаете, для маркетинга и проект, над которым вы работаете для бухгалтерского учета. Вы можете объединить свои маркетинговые документы вместе и объединить свои бухгалтерские документы вместе. Затем вы можете взаимодействовать с бухгалтерскими или маркетинговыми документами как с отдельной группой, а не по отдельности.
Используя наборы документов, вы можете одновременно отправлять все маркетинговые документы через рабочий процесс в пакетном режиме или просматривать версии для всех документов как набор в данный момент времени.
Чтобы начать использовать наборы документов, сначала вам необходимо активировать функцию для вашей коллекции сайтов. Для этого выполните следующие действия:
-
Нажмите кнопку «Действия сайта», а затем «Настройки сайта».
Появится страница «Параметры сайта», в которой показаны все настройки для этого конкретного сайта SharePoint.
-
Перейдите в группу администрирования семейства сайтов и нажмите ссылку «Возможности сайта».
Появится страница свойств этой конкретной коллекции сайтов.
-
Нажмите кнопку «Активировать» рядом с функцией «Наборы документов».
После активации функции «Наборы документов» вы можете добавить функциональные возможности в любую библиотеку. Набор документов принимает форму типа содержимого в SharePoint. Тип содержимого - это группировка полей метаданных в одну группу. Например, у вас может быть рецепт с типом контента, который включает в себя метаданные, такие как ингредиенты, время приготовления и необходимые приправы.
Тип содержимого набора документов SharePoint включает все функции, необходимые для группировки нескольких документов в единый объект.
Общей библиотекой документов в SharePoint является библиотека общих документов. Функцию набора документов можно добавить в библиотеку общих документов, выполнив следующие шаги:
-
Перейдите в библиотеку, в которую вы хотите добавить функциональность наборов документов.
-
Нажмите кнопку «Параметры библиотеки», расположенную на вкладке «Библиотека».
Чтобы добавить тип содержимого в эту библиотеку, сначала необходимо включить редактирование.
-
На странице «Параметры библиотеки» нажмите ссылку «Дополнительные настройки».
Появится страница «Дополнительные параметры» и вы можете выполнить расширенную настройку для этой библиотеки.
-
В разделе «Тип содержимого» выберите «Да», чтобы разрешить редактирование типов контента.
-
Нажмите «ОК», чтобы вернуться на страницу «Параметры библиотеки».
Обратите внимание, что на странице теперь называются типы контента.
-
Нажмите ссылку Добавить из существующего сайта, чтобы добавить существующий тип содержимого сайта.
-
Выберите тип содержимого набора документов, нажмите кнопку «Добавить» и нажмите «ОК».
Теперь, когда в библиотеку добавлена функциональность набора документов, вы можете создать новый набор документов. Чтобы создать новый набор документов, перейдите на вкладку «Документы» на ленте, а затем в раскрывающемся меню «Новый документ» выберите «Набор документов».
Набор документов отображается в библиотеке общих документов так же, как и другой документ. Вы можете взаимодействовать с набором документов так же, как вы взаимодействуете с одним документом в библиотеке. Разница, однако, заключается в том, что при нажатии на набор документов вы открываете группировку документов, а не один документ.
Когда откроется набор документов, на ленте появится новая вкладка «Набор документов». Эта вкладка позволяет вам управлять набором документов с помощью таких функций, как редактирование свойств, изменение разрешений безопасности, совместное использование документов, захват версий или перетаскивание всех документов через рабочий процесс в пакете.
