Как добавить записи в список данных в Excel 2016 - макеты

После создания имен полей и одной записи списка данных и форматирования их в виде таблицы, снова готовы ввести остальные данные в качестве записей в последующих строках списка. Самый прямой способ сделать это - нажать клавишу Tab, когда курсор ячейки находится в последней ячейке первой записи.

Это приводит к тому, что Excel добавляет дополнительную строку в список данных, где вы можете ввести соответствующую информацию для следующей записи.

При выполнении ввода данных непосредственно в таблице списка данных нажмите клавишу Tab, чтобы перейти к следующему полю новой записи, а не к клавише со стрелкой влево. Таким образом, когда вы заполняете запись в последнем поле записи, вы автоматически расширяете список данных, добавляете новую запись и помещаете курсор ячейки в первое поле этой записи. Если вы нажмете стрелку влево, чтобы завершить запись, Excel просто перемещает курсор ячейки в следующую ячейку за пределами таблицы списка данных.

Использование кнопки формы

Вместо ввода записей списка данных непосредственно в таблице вы можете использовать форму данных Excel для внесения записей. Единственная проблема с использованием формы данных заключается в том, что команда для отображения формы на листе с листом данных не является частью команд ленты. Вы можете получить доступ к форме данных только путем добавления ее командной кнопки на панель быстрого доступа или на вкладку «Ribbon».

Чтобы добавить эту командную кнопку на панель быстрого доступа, выполните следующие действия:

1. Нажмите кнопку «Настроить панель быстрого доступа» в конце панели быстрого доступа, а затем нажмите элемент «Больше команд» в в нижней части раскрывающегося меню.

   Excel открывает диалоговое окно «Параметры Excel» с выбранной вкладкой панели быстрого доступа.

   Кнопка команды Form, которую вы хотите добавить на панель быстрого доступа, доступна только при нажатии кнопки «Команды не в ленте» в раскрывающемся списке «Выбрать команды».

2. Выберите опцию «Команды не в ленте» в верхней части раскрывающегося списка «Выбрать команды».

3. Нажмите «Форма» в диалоговом окне «Выбрать команды» и нажмите кнопку «Добавить».

   Excel добавляет кнопку «Форма» в самый конец панели быстрого доступа. Если вы этого желаете, вы можете нажать кнопки «Вверх» и «Вниз», чтобы изменить форму кнопки «Форма» на этой панели инструментов.

4. Нажмите «ОК», чтобы закрыть диалоговое окно «Параметры Excel» и вернуться к рабочему листу с помощью списка данных.

Добавление записей через форму данных

При первом нажатии кнопки пользовательской формы, добавленной на панель быстрого доступа, Excel анализирует строку имен полей и записей для первой записи и создает форму данных.Эта форма данных перечисляет имена полей в левой части формы с записями для первой записи в соответствующих текстовых полях рядом с ними. Здесь вы можете увидеть форму данных для новой базы данных Employee Data; он выглядит как настраиваемое диалоговое окно.

Введите вторую запись списка данных в форме данных.

Форма данных Excel создает записи, сделанные в первой записи. Форма данных также содержит ряд кнопок (справа), которые вы используете для добавления, удаления или поиска определенных записей в базе данных. Прямо над первой кнопкой (Создать) в форме данных отображается номер записи, за которой следует общее количество записей (1 из 1 при первом создании формы данных). При создании новых записей будет отображаться Новая запись над этой кнопкой, а не номер записи.

Все форматирование, которое вы назначаете конкретным записям в первой записи, автоматически применяется к этим полям в последующих записях, которые вы вводите, и используется в форме данных. Например, если в списке данных содержится телефонное поле, вам нужно ввести только десять цифр телефонного номера в поле «Телефон» формы данных, если начальная запись номера телефона отформатирована в первой записи в формате «Специальный номер телефона», Таким образом, Excel берет новую запись в телефонном файле, например 3075550045, и автоматически форматирует ее так, чтобы она отображалась как (307) 555-0045 в соответствующей ячейке списка данных.

Процесс добавления записей в список данных с формой данных прост. Когда вы нажимаете кнопку «Создать», Excel отображает пустую форму данных (отмеченную «Новая запись» в правой части формы данных), которую вы получите для заполнения.

После ввода информации для первого поля нажмите вкладку чтобы перейти к следующему полю в записи.

Вау! Не нажимайте клавишу Enter, чтобы перейти к следующему полю записи. Если вы это сделаете, вы введете новую, неполную запись в базу данных.

Продолжайте вводить информацию для каждого поля и нажимайте Tab, чтобы перейти к следующему полю в базе данных.

• Если вы заметили, что сделали ошибку и хотите изменить запись в поле, которое вы уже прошли, нажмите Shift + Tab, чтобы вернуться в это поле.

• Чтобы заменить запись, просто начните вводить текст.

• Чтобы отредактировать некоторые символы в этом поле, нажмите → или щелкните указатель I-луча в записи, чтобы найти точку вставки; затем отредактируйте запись оттуда.

При вводе информации в конкретное поле вы можете скопировать запись, сделанную в этом поле из предыдущей записи, нажав Ctrl + '(апостроф). Например, нажмите Ctrl + ', чтобы перенести одну и ту же запись в поле состояния каждой новой записи при вводе серии записей для людей, которые все живут в одном и том же состоянии.

При вводе дат в поле даты используйте согласованный формат даты, который знает Excel. (Например, введите что-то вроде 7/21/98 .) При вводе почтовых индексов, которые иногда используют начальные нули, которые вы не хотите исчезать из записи (например, почтовый индекс 00102), отформатируйте первая запись поля с форматом номера специального почтового индекса.В случае других чисел, которые используют ведущие нули, вы можете отформатировать их с помощью текстового формата или поставить «(апостроф) до первого 0. Апостроф сообщает Excel рассматривать номер как текстовую метку, но не отображается в самой базе данных. (Единственное место, где вы можете увидеть апостроф, находится на панели формул, когда курсор ячейки находится в ячейке с числовой записью.)

Нажмите клавишу со стрелкой вниз, когда вы ввели всю информацию для новой записи. Или вместо клавиши со стрелкой вниз вы можете нажать «Ввод» или нажать кнопку «Создать». Excel вставляет новую запись в качестве последней записи в базу данных на листе и отображает новую форму пустой формы, в которой вы можете ввести следующую запись.

Когда вы переходите к новой записи в форме данных, Excel вставляет только что выполненную запись как последнюю строку списка.

Когда вы закончите добавлять записи в базу данных, нажмите клавишу Esc или нажмите кнопку «Закрыть» в нижней части диалогового окна, чтобы закрыть форму данных.