Параметры управления версиями в SharePoint 2010 - манекены

В области параметров управления версиями SharePoint 2010 содержатся, возможно, некоторые из наиболее востребованных параметров в любой библиотеке или списке. Параметры управления версиями охватывают большинство вариантов управления документами или управления контентом. Таким образом, ваша новая мантра для управления документами / контентом - это утверждение, версия, и . По умолчанию для параметра «Требования к требованию», «Утверждение», «Версии» или «Проверить» включены не на сайте команды.

Если вы хотите, чтобы эти параметры были включены при настройке ваших сайтов, вместо этого используйте вместо этого сайт публикации.

Прежде чем выбирать эти параметры, убедитесь, что вы знаете бизнес-процессы своей команды. Если документы тщательно проверены и одобрены вне процесса SharePoint, вы можете не захотеть или не нуждаться в настройках утверждения или проверке принудительного исполнения. Если ваши документы являются изображениями, вы можете или не хотите применять управление версиями, если версии не имеют значения для вас, и вам не нужно будет возвращаться к более старой версии.

Рассмотрите возможность использования нескольких библиотек документов и применяйте различные настройки в зависимости от необходимости. Например, если у вас есть 100 документов в библиотеке и на самом деле требуется только управление версиями и утверждение на 5 из этих документов, возможно, они могут быть помещены в библиотеку с дополнительной настройкой.

Управление версиями может быть одной из самых непонятных функций управления документами SharePoint. Версии - это полезный механизм защиты, потому что при необходимости вы можете вернуться к предыдущей версии документа.

Версии в SharePoint - это копии одного и того же документа с разными интервалами во время редактирования. Если вам требуется, чтобы пользователи просматривали разные версии документа, возможно, для выбора между ними, вы должны включить обозначение в имени (например, v1. 0 в предыдущем примере) или дополнительный столбец метаданных, Чтобы применить или изменить параметры Версии, выполните следующие действия:

1. Нажмите ссылку «Параметры управления версиями» на странице «Параметры библиотеки / списка».

   В разделах страницы «Параметры управления версиями»: «Утверждение контента», «История версий документа», «Безопасность проекта», «Требовать проверку» (только для библиотек).

2. Выберите, требуется ли утверждение элемента в разделе «Утверждение контента», выбрав переключатель «Да» или «Нет».

   Если вы выбрали «Да» в ответ на «Требовать утверждения контента для представленных элементов», тогда люди с разрешениями «Утвердить элементы» всегда могут видеть проекты элементов.

   Элементы, которые еще не одобрены, не отображаются пользователям сайта или посетителям.Вы можете указать, кого хотите просмотреть черновики в разделе «Безопасность элемента статьи».

3. В разделе История версий документа выберите радиокнопку, чтобы указать, следует ли использовать No Versioning, Create Major Versions, Create Major and Minor (Draft) Versions и (необязательно) указать количество версий, чтобы сохранить, выбрав соответствующий установите флажок и введите номер.

   По умолчанию для списка / библиотеки нет версии. Вы можете выбрать основные версии (1. 0, 2. 0. 3. 0 и т. Д.) Или основные и малые версии (1. 0, 1. 2. 1. 3, 2. 0 и т. Д.). Выбор одного из двух последних параметров позволяет назначить ограничение для количества версий каждого типа, введя число до 10 000.

4. Выберите, кто может видеть черновик элементов, выбрав переключатель «Черновик элемента безопасности» в Раздел «Безопасность элемента».

   Этот раздел отключен, если вы не разрешаете незначительные (черновики) версии ваших документов или элементов списка. Ниже перечислены три варианта того, кто может видеть элементы проекта - Любой пользователь, который может читать элементы, только пользователи, которые могут редактировать элементы, или только пользователи, которые могут одобрить (и автора).

5. Определите, нужно ли требовать проверки для пользователей, редактирующих документы, выбрав переключатель «Да» или «Нет».

   Хотя иногда это может быть проблемой, требующей проверки, является еще одним хорошим механизмом безопасности, который гарантирует, что другие пользователи не видят документ в середине модификации или могут одновременно работать с несколькими пользователями (последнее сохранение выигрывает), Рассмотрите возможность добавления столбца Checked Out To к вашим представлениям, чтобы пользователи могли быстро увидеть, у кого есть элемент.

6. Нажмите «ОК» или «Отмена».

   Если вы нажмете OK, будут применены ваши настройки Версии. Попробуйте их!