QuickBooks 2012 Enterprise Solutions в многопользовательской среде - манекены

QuickBooks 2012 позволяет вам установить несколько паролей для файла данных QuickBooks 2012. Что действительно опрятно в этом, так это то, что вы можете сказать QuickBooks 2012 ограничить некоторых пользователей и пароли, чтобы делать только определенные вещи.

У владельца бизнеса, например, может быть пароль, который позволяет ей что-либо делать. Но у нового бухгалтера, например, может быть пароль, который позволяет ему записывать счета в систему.

Если более 1 человек будет использовать QuickBooks 2012, вы хотите настроить дополнительные пароли. Для этого в QuickBooks 2012 Enterprise Solutions выполните следующие действия:

1. Выберите команду «Пользователи → Пользователи → Настройка пользователей и ролей».

   QuickBooks 2012 отображает диалоговое окно «Список пользователей», как показано на рисунке ниже. В диалоговом окне «Пользователи и роли» указаны все пользователи, для которых был установлен доступ к QuickBooks, и роли QuickBooks, которые можно заполнить при использовании QuickBooks. Список пользователей, который отображается на вкладке «Список пользователей» диалогового окна, также определяет, кто в настоящий момент входит в систему.

   

2. Скажите QuickBooks 2012, что вы хотите добавить пользователя, нажав кнопку «Создать».

   Когда вы нажимаете эту кнопку, QuickBooks отображает диалоговое окно «Новый пользователь», как показано.

   

3. Определите пользователя и укажите пароль.

   Вам нужно предоставить каждому пользователю, для которого вы настраиваете пароль, имя пользователя. Вы делаете это, введя короткое имя - возможно, имя пользователя - в поле «Имя пользователя». После того, как вы идентифицируете пользователя, вы вводите пароль пользователя в текстовое поле «Пароль» и текстовое поле «Подтверждение пароля».

4. Определите роль пользователя.

   Используйте список «Доступные роли», чтобы выбрать роли (или обязанности), которые пользователь заполняет. Затем добавьте выбранную роль в список назначенных ролей пользователя, нажав кнопку «Добавить». На следующем рисунке показан пользователь Susan с бухгалтером, который указан как назначенная роль. Чтобы удалить роль от пользователя, выберите роль из списка «Назначенные роли» и нажмите «Удалить».

   

5. (Необязательно) При необходимости измените роли.

   Вы можете точно настроить роли, которые вы, с помощью QuickBooks, присваиваете. Для этого выберите вкладку «Роли» в диалоговом окне «Пользователи и роли», затем нажмите роль, которую вы хотите изменить, и кнопку «Изменить».

   Когда QuickBooks отображает диалоговое окно «Редактировать роль» (см. Рисунок ниже), выберите учетную активность или область из списка «Область и действия», а затем используйте кнопки «Уровень доступа», чтобы указать, что может сделать пользователь с выбранной ролью.

   

   Вы можете указать, что пользователь не должен иметь доступ, выбрав «Нет», «Полный» или «Частичный доступ» с помощью соответствующего переключателя.Если пользователь должен иметь частичный доступ, вы выбираете кнопку «Частичная», а затем установите или снимите флажок «Создать, изменить, удалить, распечатать и просмотреть баланс». Нажмите «ОК», чтобы сохранить изменения в ролях и вернуться в диалоговое окно «Пользователи и роли».

   Как правило, когда дело доходит до элементов управления бухгалтерским учетом, вы хотите предоставить минимальный объем доступа. Если кому-то не нужен доступ к файлу данных QuickBooks для повседневных обязанностей, вы должны выбрать кнопку «Нет».

   Чем больше возможностей вы даете лапшею в вашей учетной системе, тем больше риск того, что кто-то может ввести ошибки в систему, и тем легче сделать это для кого-то, кто украдет вас.

6. (необязательно) Проверьте права пользователя.

   После того, как вы настроили пользователя, вы должны (просто быть осторожным) просматривать разрешения, предоставленные пользователю. Для этого откройте вкладку «Список пользователей» в диалоговом окне «Пользователи и роли», выберите пользователя и нажмите кнопку «Просмотр разрешений».

   Когда QuickBooks отобразит диалоговое окно «Разрешения просмотра», выберите пользователя и нажмите кнопку «Показать». На следующем рисунке показано окно View Permissions, в котором отображается очень подробный список того, что пользователь может и чего не может сделать.