Как создавать и печатать Word Mail Mail Merge Letter - манекены

В Word 2010 слияние почты включает в себя открытие одного документа Word, перемешивание в списке имен и другой информации, а затем объединение (слияние) всего. Наиболее распространенная вещь для слияния почты - стандартное, раздражающее письмо формы, которое вы можете распечатать и отправить.

1Начните новый пустой документ.

Вы можете использовать сочетание клавиш Ctrl + N.

2На вкладке «Рассылки» в группе «Начать отправку почты» выберите «Начать слияние» → «Письма».

Введите письмо. Вы печатаете только общие части письма, текст, который не изменяется для каждой копии, которую вы печатаете.

3Введите поля, которые вам нужны во ВСЕХ CAPS.

Вам не нужно вводить эту информацию во ВСЕХ CAPS, но она позволяет легко находить текст, который нужно заменить или настроить в документе. Используйте короткие, описательные термины.

4 Сохраните основной документ.

Вы можете сохранить с помощью сочетания клавиш Ctrl + S.

5 На вкладке «Рассылки» в группе «Начало слияния» выберите «Выбрать получателей» → «Создать новый список».

Если этот параметр недоступен, вы не создали надлежащего основного документа. В противном случае вы увидите диалоговое окно «Новый список адресов».

Word предполагает, что вам понадобится дюжина полей для вашего слияния, что глупо, но число, с которым вы должны иметь дело. Таким образом, следующие шаги удаляют поля, которые вам не нужны в документе, и заменяют их полями, которые требуется вашему документу.

6Нажмите кнопку «Настроить столбцы».

Появится диалоговое окно «Настроить список адресов», в котором отображаются поля, которые Word предполагает, что вам нужно. Такую глупость нельзя терпеть.

7Выберите поле, которое вам не нужно, и нажмите кнопку «Удалить».

Появится диалоговое окно подтверждения.

8Нажмите «Да» в диалоговом окне подтверждения.

Диалоговое окно закрывается, и ненужное поле исчезает.

9 Повторите шаги 8 и 9 для каждого поля, которое вам не нужно.

После удаления лишних полей следующий шаг - добавить нужные вам поля - если они есть.

10 Чтобы добавить поле, которое необходимо в документе, нажмите кнопку «Добавить».

Появится диалоговое окно подросткового Add Field.

11Введите имя поля и нажмите кнопку OK.

Назовите поле, чтобы отразить вид информации в нем; например, местоположение акулы.

12 Повторите шаги 11 и 12 для каждого нового поля, которое вам нужно в основном документе.

Когда все будет готово, просмотрите список. Он должен совпадать со списком полей ALL CAPS в вашем документе (если вы решили их создать). Не беспокойтесь, если это не так - вы можете добавлять поля позже, хотя это занимает больше времени.

13Щелкните OK.

Теперь вы видите, что настраиваемые поля отображаются в виде заголовков столбцов в диалоговом окне «Новый список адресов».

Теперь вы готовы заполнить список получателей.

14Выберите данные записи.

Введите информацию, соответствующую каждому полю: имя, название, любимое место суши или планету происхождения, например.

15Нажмите Tab для ввода следующего поля.

После заполнения последнего поля вы, вероятно, захотите добавить еще одну запись.

16 Чтобы добавить новую запись, нажмите клавишу Tab после ввода последнего поля.

Когда вы нажимаете клавишу Tab в последнем поле в записи, новая запись автоматически создается и добавляется в следующую строку.

17 Повторите шаги с 15 по 17, пока вы не введете все нужные записи.

Продолжайте заполнять данные!

18 Просмотрите свою работу, когда закончите.

Вы можете редактировать любое поле в любой записи, выбирая его с помощью мыши.

19Щелкните OK.

Появится специальное диалоговое окно «Сохранить как», позволяющее сохранить список получателей.

20Используйте имя для списка адресов.

Наилучшие описательные имена. В конце концов, вы можете снова использовать один и тот же список получателей.

21Щелкните кнопку «Сохранить».

Вы вернетесь к своему документу. Следующим шагом в вашей агонии слияния почты является перемещение полей из списка получателей в основной документ.

22Выберите полевой заполнитель в основном документе.

Если вы использовали заполнители ALL CAPS для вставки полей в свой документ, вы должны легко найти их.

23Щелкните командную кнопку Insert Merge Field.

Появится меню «Вставить Merge Field», отображающее поля в соответствии с списком получателей, связанным с основным документом.

24Выберите правильное поле для вставки в текст.

Например, если вы заменяете текст FIRST в своем документе на поле First, выберите поле First из меню Insert Merge Field. Поле вставляется в ваш документ и заменяет текст ALL CAPS.

25Повторить добавление полей до тех пор, пока документ не будет завершен.

Повторите шаги с 23 по 25, если необходимо, чтобы вставить все поля в документ.

26 Сохраните основной документ.

Наиболее распространенным назначением для объединенных документов является принтер. Процесс печати довольно прост.

27Выберите Finish & Merge → Print Documents.

Появится диалоговое окно «Слияние к принтеру», из которого вы можете выбрать записи для печати.

28Выберите все, чтобы распечатать весь документ.

Кроме того, вы можете указать, какие записи нужно распечатать.

29Щелкните OK.

Появится диалоговое окно «Традиционная печать».

30Нажмите кнопку OK.

Ваши документы печатаются.

31 Сохраните и закройте документ.

Уф! Ваше путешествие по слиянию завершено.