Оглавление:
Видео: Экспорт отчетов Access в Excel и Word 2024
Хотя каждый объект Microsoft Access 2007 можно экспортировать, экспортировать данные в таблицу или запрос в другую программу, такую как электронная таблица, является наиболее распространенным экспорт. Экспорт таблицы или запроса предполагает реорганизацию содержащихся в нем данных в другом формате. Как и при импорте, Access может переводить данные в различные форматы файлов в зависимости от ваших потребностей.
Форматы экспорта
На вкладке «Внешние данные» на ленте отображаются все форматы файлов, на которые можно экспортировать объект. (Доступ экспортируется в тот же формат, который он импортирует. Доступ также экспортируется в PDF - файлы Adobe Acrobat - и Microsoft Word.)
Основная проблема, которую следует отслеживать при экспорте, - это потеря данных. Сказочная таблица Access не всегда переводится в сказочную таблицу Paradox. Не все базы данных используют одни и те же правила для
- Типы данных: Типы данных специального доступа, такие как AutoNumber, Yes / No, Memo и OLE, почти наверняка вызовут проблемы в других программах. Возможно, вам потребуется какое-то творческое решение проблемы, чтобы данные работали так, как вы хотите, чтобы они работали.
- Имена полей: Каждая программа базы данных имеет свой собственный набор правил, определяющих имена полей, такие как длина и специальные символы (например, знак доллара или знак процента), разрешенные в имени поля. Чтобы избежать проблем с именами полей во время экспорта, сохраните имена полей короткими и используйте только буквы и цифры, назвав ваши поля доступа. Если имена полей таблицы Access нарушают правила экспортируемой вами программы, экспорт не будет работать должным образом.
Будьте готовы тратить время на настройку экспорта, чтобы он работал так, как вы хотите. Если у вас возникли проблемы во время экспорта, обратитесь к документации программного обеспечения, формат файла которого вы экспортируете для имени поля и правил типа данных .
Экспорт таблицы или данных запроса
Шаги для экспорта таблицы или запроса просты:
1. Открыв базу данных, щелкните таблицу или запрос, который вы хотите экспортировать.
Имя таблицы подсвечивается.
2. Перейдите на вкладку «Внешние данные» на ленте.
Группа инструментов экспорта отображается на ленте:
• Общие задачи экспорта имеют свои собственные кнопки.
• Редко используемые форматы сосредоточены на кнопке «Дополнительно».
3. Нажмите инструмент, соответствующий программе, в которую вы будете экспортировать свои данные.
Появится диалоговое окно «Экспорт», настроенное на ваш формат выбора.
4. Выполните шаги в диалоговом окне «Экспорт», чтобы завершить экспорт.
В диалоговом окне «Экспорт» отобразятся варианты для формата файла экспорта:
• Каждый выбор будет запрашивать имя файла (включая путь) для экспортированных данных.
• Некоторые процессы экспорта также спрашивают, хотите ли вы открыть свой новый файл после завершения экспорта. Это может помешать разочаровывающему поиску после сохранения файла.
5. Установите флажок «Сохранить шаги экспорта», если вы знаете, что снова сделаете этот экспорт.
Лента содержит кнопку «Сохраненный экспорт». Используйте это, чтобы легко экспортировать таблицу или запрос на регулярной основе.
