Как создать и отправить Word Mail Mail Merge E-Mail - манекены

В Word 2010 слияние почты включает в себя открытие одного документа Word, перемешивание в список имен и другой информации, а затем объединение (слияние) всего. Word позволяет выталкивать пользовательские сообщения электронной почты, используя параметр «Электронная почта» для слияния. (Эта опция работает только при настройке программы Microsoft Outlook на вашем компьютере.)

1Начать новый пустой документ.

Вы можете использовать сочетание клавиш Ctrl + N.

2На вкладке «Рассылки» выберите «Начать слияние» → «Сообщения электронной почты».

Word изменяет вид веб-макета, используемый для создания интернет-документов в Word.

3Создайте свое почтовое сообщение, введя поля в сообщении с помощью ВСЕХ CAPS.

Используя ВСЕ CAPS, вы можете легко найти части сообщения для настройки, такие как имя и местоположение кого-то.

4 Сохраните документ.

Вы можете сохранить с помощью сочетания клавиш Ctrl + S.

5 На вкладке «Рассылки» в группе «Начало слияния» выберите «Выбрать получателей» → «Создать новый список».

Если этот параметр недоступен, вы не создали надлежащего основного документа. В противном случае вы увидите диалоговое окно «Новый список адресов».

Word предполагает, что вам понадобится дюжина полей для вашего слияния, что глупо, но число, с которым вы должны иметь дело. Таким образом, следующие шаги удаляют поля, которые вам не нужны в документе, и заменяют их полями, которые требуется вашему документу.

6Нажмите кнопку «Настроить столбцы».

Появится диалоговое окно «Настроить адрес списка», в котором отображаются поля, которые Word предполагает, что вам нужно … Такая глупость не может быть допущена.

7Выберите поле, которое вам не нужно, и нажмите кнопку «Удалить».

Появится диалоговое окно подтверждения.

8Нажмите «Да» в диалоговом окне подтверждения.

Диалоговое окно закрывается, и ненужное поле исчезает.

9 Повторите шаги 8 и 9 для каждого поля, которое вам не нужно.

После удаления лишних полей следующий шаг - добавить нужные поля - если они есть.

10 Чтобы добавить поле, которое необходимо в документе, нажмите кнопку «Добавить».

Появится диалоговое окно подросткового Add Field.

11Введите имя поля и нажмите кнопку OK.

Назовите поле, чтобы отразить вид информации в нем; например, местоположение акулы.

12 Повторите шаги 11 и 12 для каждого нового поля, которое вам нужно в вашем основном документе.

Когда все будет готово, просмотрите список. Он должен совпадать со списком полей ALL CAPS в вашем документе (если вы решили их создать).Не беспокойтесь, если это не так - вы можете добавлять поля позже, хотя это занимает больше времени.

13Щелкните OK.

Теперь вы видите, что настраиваемые поля отображаются в виде заголовков столбцов в диалоговом окне «Новый список адресов».

Теперь вы готовы заполнить список получателей.

14Выберите данные записи.

Введите информацию, соответствующую каждому полю: имя, название, любимое место суши или планету происхождения, например.

15Нажмите Tab для ввода следующего поля.

После заполнения последнего поля вы, вероятно, захотите добавить еще одну запись.

16 Чтобы добавить новую запись, нажмите клавишу Tab после ввода последнего поля.

Когда вы нажимаете клавишу Tab в последнем поле в записи, новая запись автоматически создается и добавляется в следующую строку.

17 Повторите шаги с 15 по 17, пока вы не введете все нужные записи.

Продолжайте заполнять данные!

18 Просмотрите свою работу, когда закончите.

Вы можете редактировать любое поле в любой записи, выбирая его с помощью мыши.

19Щелкните OK.

Появится специальное диалоговое окно «Сохранить как», позволяющее сохранить список получателей.

20Выберите имя для списка получателей.

Наилучшие описательные имена. В конце концов, вы можете снова использовать один и тот же список получателей.

21Щелкните кнопку «Сохранить».

Вы вернетесь к своему документу. Следующим шагом в вашей агонии слияния почты является перемещение полей из списка получателей в основной документ.

22Выберите полевой заполнитель в основном документе.

Если вы использовали заполнители ALL CAPS для вставки полей в свой документ, вы должны легко найти их.

23Щелкните командную кнопку Insert Merge Field.

Появится меню «Вставить Merge Field», отображающее поля в соответствии с списком получателей, связанным с основным документом.

24Выберите правильное поле для вставки в текст.

Например, если вы заменяете текст FIRST в своем документе на поле First, выберите поле First из меню Insert Merge Field. Поле вставляется в ваш документ и заменяет текст ALL CAPS.

25Повторить добавление полей до тех пор, пока документ не будет завершен.

Повторите шаги с 23 по 25, если необходимо, чтобы вставить все поля в документ.

26 Сохраните основной документ.

Теперь вы готовы отправить несколько сообщений электронной почты.

27Выберите Finish & Merge → Отправить сообщения электронной почты.

Появится диалоговое окно «Слияние с электронной почтой».

28Выберите поле адреса электронной почты из раскрывающегося списка Кому.

В списке получателей вашего документа должен быть указан адрес электронной почты, отображается ли этот адрес в документе или нет. Если это не так, отредактируйте список получателей, чтобы указать адрес.

29Введите текст темы сообщения и нажмите «ОК».

Похоже, ничего не произошло, но сообщения были помещены в Outlook outbox.

30Открыть Outlook.

После того, как вы открыли Outlook, отправляемые сообщения отправляются (если Outlook настроен на отправку ожидающих сообщений при его открытии).